È trentino il software che aiuta gli albergatori

Il Dipartimento di Ingegneria e Scienza dell’Informazione dell’Università di Trento ha creato l’algoritmo e una società locale ci ha costruito attorno un software che fa guadagnare anche il 10% agli albergatori. Ne abbiamo parlato sul numero di maggio de L’Avisio.

Tutto ha avuto inizio tra le cattedre del Lion Laboratory (Learning and Intelligent OptimizatioN) del Dipartimento di Ingegneria e Scienza dell’Informazione dell’Università di Trento guidato da Roberto Battiti e Mauro Brunato. Qui si progettano e si scrivono gli algoritmi, quei procedimenti sistematici di calcolo che mettono in fila migliaia di operazioni che prevedono ogni genere di variabile e sono in grado di determinare mille risultati in funzione di altrettanti presupposti di partenza. “In questo dipartimento ci siamo sempre occupati di due campi in particolare – l’Intelligenza artificiale e l’ottimizzazzione, cioè la ricerca di una soluzione automatica a problemi complessi”, ci racconta il prof. Roberto Battiti. “Occuparci della gestione alberghiera nell’ambito dell’ospitalità è stato naturale per noi che viviamo in un ambiente dove si respira turismo ogni giorno. L’algoritmo è stato poi pubblicato su una rivista specializzata internazionale e, sulla base dello stesso, la società Ciaomanager di Trento ha poi sviluppato il software applicativo e lo ha commercializzato”.

Algoritmo e software sono in grado di gestire l’allocazione degli ospiti nelle stanze di albergo al momento della prenotazione, facendo in modo che l’albergatore riesca a guadagnare anche il 10% in più di quanto potrebbe fare normalmente.

ROOM TETRIS: PRENOTAZIONI NO PROBLEM

Gli albergatori, gli affittacamere e tutti coloro che si occupano di gestire appartamenti sanno bene che un cliente chiama per prenotare una stanza per una settimana in estate e si aspetta di avere subito una risposta definitiva, positiva o meno. In caso contrario, si rivolge immediatamente alla concorrenza. Chi sta alla reception e gestisce le prenotazioni su un foglio Excel (e c’è ancora chi attacca le striscioline colorate sull’agenda come si faceva una volta) spesso non è in grado di realizzare in un istante se può modificare le precedenti assegnazioni su altre camere per trovare spazio per il nuovo cliente, perdendo una possibilità di guadagno. Sempre a proposito di prenotazioni, l’altro problema di ogni albergatore è gestire le prenotazioni online che possono arrivare in qualsiaisi momento, anche in piena notte. Per evitare l’overbooking (che costringerebbe l’albergatore a trovare al cliente una costosissima soluzione di equivalente valore) o l’upgrade in una camera di valore più alto, di solito si rende disponibile alla vendita una quantità di camere inferiore a quelle che in realtà potrebbero essere vendute, perdendo una reale opportunità di guadagno. Il sistema informatico trentino è la soluzione a tutti questi problemi perchè consente sempre la migliore riassegnazione delle camere in base alla tipologia. Serve solo un attimo ed è di facile utilizzo.

Esattamente come il celebre videogame, ormai considerato vintage, mette in ordine una serie di cubetti colorati, il software Room Tetris ottimizza le assegnazioni delle camere: “Quando c’è un mix di prenotazioni lunghe e brevi su più tipologie di camere, quando bisogna coordinare prenotazioni a ridosso della data di check-in, gli arrivi infrasettimanali e i soggiorni di durate diverse, la gestione diventa veramente complicata”, continua Roberto Battiti. “É stato misurato che quando si arriva ad un tasso di circa l’80-85% del riempimento, anche l’albergatore meglio organizzato non riesce più a rispondere al telefono in maniera precisa sulle sue disponibilità”. L’agenda delle prenotazioni di un piccolo b&b con tre sole stanze potrebbe produrre milioni di combinazioni in un mese e il software gestionale del Room Tetris è l’unica soluzione per riorganizza in un attimo l’assegnazione delle camere nel modo più efficiente. È matematicamente provato che questo sistema automatico generi effettivamente la migliore soluzione al problema.

“L’impatto economico è enorme: limitarsi al 90% dell’occupazione delle camere nella settimana di Ferragosto significa perdere una buona parte del margine. Noi possiamo far crescere la redditività senza fatica ma facendosi sostituire nel lavoro da un software nel cloud”. Si stima che il metodo Room Tetris possa portare a un incremento del fatturato annuale fino al 10% per un albergo di 50 stanze senza rischi di overbooking. E il cliente che chiede di avere sempre la stessa stanza, anno dopo anno? “Il software riesce a gestire anche questo caso ma va da sè che garantire quella specifica stanza al cliente potrebbe creare qualche problema di gestione e causare una riduzione del fatturato. L’albergatore dovrebbe teoricamente fargliela pagare un po’ di più per coprirsi dalla possibilità di perdere altre prenotazioni. Tra i servizi offerti, c’è anche un simulatore che in questi casi determina la potenziale perdita di fatturato”.

IN FIEMME E FASSA

“Oggi siamo già fornitori di circa 500 strutture, tutte in Italia”, conclude Filippo Battiti che invece è il titolare di Ciaomanager, la società di “internet marketing service” di Trento che commercialiuzza Room Tetris. “Meno della metà sono proprio in Trentino, anche in virtù della parterìship che abbiamo con l’Unione Albergatori. Molti sono anche nelle valli di Fiemme e Fassa, dal Carpe Diem della famiglia Turolla al Residence di Alfredo Weiss a Vigo, dal Pareda di Canazei fino a Villa Mozart a Pozza. Abbiamo già diverse richieste dall’estero per le quali ci stiamo attrezzando. I problemi più grandi sul mercato locale? In genere possiamo dire che in Trentino l’albergatore medio è poco aperto alle innovazioni e deve capire che un software di questo genere ormai è più che una opportunità. È una vera necessità. La nostra priorità e far loro capire che il nostro software è estremamente complesso nella sua natura ma è altrettanto facile da utilizzare e non serve certo una laurea in informatica. Ed è anche una soluzione per le fatture e perfino per la vendita delle camere online”.

 

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